Office Manager jobs in Israel

Description עמדת הקבלה בכניסה לאתר מהווה את שער הכניסה לארגון, והיושב.ת בה הוא.היא הפנים הראשונות של "נטפים" עבור עובדים, מבקרים, ספקים ואורחים. תפקיד זה מהווה את לב הפעילות היומיומית באתר ומשלב בין אחריות תפעולית לבין יצירת חוויית שירות חיובית, מקצועית ומזמינה, המשקפת את ערכי החברה. מנהל.ת האדמיניסטרציה באתר מהווה כתובת מרכזית וזמינה לעובדי האתר, מסייע.ת במתן מענה שוטף לצרכים שונים, תורמ.ת לתחושת סדר, שייכות ורווחת העובדים, וממלא.ת תפקיד משמעותי בעיצוב הרושם הראשוני וחוויית העבודה באתר. תיאור התפקיד: • מענה אדמיניסטרטיבי לצרכי האתר כולל מענה טלפוני, שירות לקוחות, קליטת וסיווג דואר ומשלוחים ואספקה. • אחראי.ת על עמדת הקבלה באתר ומענה ראשוני לפונים; עובדים, ספקים ואורחים. • אחראי.ת על טיפול שוטף בצרכי האתר ועובדיו כולל סיוע בבעיות שוטפות המתעוררות מעת לעת. • אחראי.ת לטיפול בהוראות קליטה / עזיבה של עובדי האתר כולל הנפקה / ביטול תג עובד וכרטיס תן-ביס. • אחראי.ת להפצת תקשורים פניימים הנוגעים לנעשה באתר. • אחראי.ת על פתיחת דרישות רכש ומעקב אחר הזמנות עד קבלת חשבונית וסיום התהליך. • אחראי.ת על ניהול משאבי האתר וסנכרון השימוש בהם לרבות חדרי ישיבות ורכבי אתר בתיאום מנהל יח' רכב וכן מדבקות חניה בהתאם למדיניות הארגון. • אחראי.ת על הקשר וממשקי העבודה עם חברת הניהול של המבנה ועם המשכיר ובאי כוחו לענייני אחזקה וניקיון. • תפעול היבטי רווחה ואחרים באתר כחלק מצוות האתר והמחלקה. • סיוע בתהליכי תקשורת פנים-ארגונית לרבות תפעול מסכי הכניסה והמידע השוטף. • תמיכה בתחומי האבטחה, בטחון ובטיחות בתיאום ממונה הבטיחות וקב"ט החברה. Requirements דרישות המשרה: • ייצוגיות, סדר וארגון ברמה גבוהה, אחריות אישית, גישה פרואקטיבית וראייה מערכתית רחבה • תודעת שירות גבוהה ויחסי אנוש מעולים- יכולת יצירת קשרים בינאישיים, אמפתיה ורגישות לצורכי העובדים • יכולת הובלה, עבודה בצוות והנעת ממשקים • תושייה, יכולת פתרון בעיות, טכניות וארגוניות, בזמן אמת • יכולת עבודה במצבי לחץ ואל מול ריבוי משימות • ניסיון בעבודה עם Office ואוריינטציה ללמוד מערכות נוספות • עברית - שפת אם | אנגלית - דיבור וקריאה • 12 שנו"ל חובה (תואר ראשון - יתרון) • משרה חלקית – 4 ימים בשבוע, 6 שעות כל יום.

Description ניהול יומן מורכב ותיאום פגישות מרובות משתתפים טיפול שוטף במשימות אדמיניסטרטיביות ותפעוליות תיאום נסיעות עבודה בארץ ובחו"ל, כולל הזמנת טיסות ומלונות הכנת חומרים, מצגות וסיכומי פגישות לפי הצורך עבודה מול ספקים, מעקב אחר הזמנות וחשבוניות הזמנות רכש, טיפול בציוד משרדי וכיבוד לישיבות ממשקי עבודה מול מנהלים ועובדים בארגון מעקב אחר משימות, סטטוסים ולוחות זמנים סיוע בפרויקטים רוחביים ותמיכה בפעילות האגף Requirements ניסיון קודם בתפקיד אדמיניסטרטיבי בכיר / עוזר/ת אדמיניסטרטיבי/ת – חובה ניסיון בניהול יומנים מורכבים ותיאום פגישות מרובות משתתפים – חובה Office בדגש על Outlook, Excel ו-PowerPoint שליטה מלאה ביישומי עברית ברמה גבוהה מאוד ואנגלית ברמה טובה ניסיון בעבודה בסביבה מרובת ממשקים – יתרון תואר אקדמי – יתרון